Секретар
Секретар — термін, який має кілька значень. Ця сторінка значень містить посилання на статті про кожне з них. Якщо ви потрапили сюди за внутрішнім посиланням, будь ласка, поверніться та виправте його так, щоб воно вказувало безпосередньо на потрібну статтю. |
Секрета́р (фр. secretaire, від лат. secretarius — учасник таємних нарад)
- Службовець, що відає листуванням установи, організації або окремої особи.
- Особа, що веде протокол зборів, наради, засідання.
- Виборний керівник партійної або іншої громадської організації чи їхнього керівного органу.
- Особа, що керує поточною роботою наукової установи, редколегії тощо (вчений секретар, відповідальний секретар)
- Особа, що очолює орган міжнародної організації.
Історія[ред. | ред. код]
Секретарі з'явилися в Стародавньому Римі як охоронці чужих секретів. Потім із секретарів виділилися нотаріуси.
А самі секретарі з довірених осіб королів, царів, герцогів і перів поступово перетворилися в діловодів. Традиційно в ролі секретарів виступали чоловіки. І тільки в кінці XVIII століття з'явилися жінки-секретарі.
Основні функції секретаря[ред. | ред. код]
Важливу роль грає професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря:
- знання, необхідні для ефективної участі в інформаційно-документарному забезпеченні фірми і безпосередньо керівника (володіння такими технічними засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс);
- знання, пов'язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв'язками; знання правових актів і додатків, що регламентують роботу фірми і її співробітників;
- знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення роботи фірми і її адміністрації; вони необхідні секретареві при підготовці нарад і прийомі відвідувачів, при діловому листуванню і ділових переговорах, при плануванні свого робочого дня й обслуговуванні співробітників фірми.
Сучасні вимоги[ред. | ред. код]
Щоб відповідати сучасним вимогам, секретар повинен мати такі якості:
- професійний імідж;
- добре знання мови усної та письмової;
- хороша пам'ять;
- добра орієнтація у часі;
- вміння тримати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;
- вміння красиво оформляти звіти, вести ділове листування керівника;
- вміння працювати із новітніми комп'ютерними програмами для офісу;
- енергійність, ініціативність;
- швидко знаходити взаєморозуміння з колегами й клієнтами;
- підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;
- контролювати фінанси офісу;
- обачність у конфіденційних, делікатних питаннях фірми.
Без особливого роду знань, умінь і навичок секретареві не впоратися зі своїми обов'язками. А в обов'язки входить:
- облік, реєстрація, розгляд і підготовка кореспонденції для доповіді керівництву;
- оформлення (у тому числі друкування) і розсилка розподільних документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів тощо;
- підготовка за вказівкою керівника й узгодження зі структурними підрозділами проєктів окремих наказів, довідок, листів, відрядних посвідчень і інших документів;
- оформлення протоколів розсилок виписок із них;
- аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками й пропозиціями по них;
- підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, нарад, конференцій, семінарів і з'їздів;
- прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян;
- організація приймання відвідувачів;
- приймання, реєстрація, зберігання, облік, доставка по підрозділах і розсилка вхідної, вихідної та внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до здачі на державне зберігання й у внутрішній архів фірми.
Крім роботи з документами в обов'язку секретаря включаються функції по бездокументарному обслуговуванню. Зокрема,
- технічне забезпечення роботи керівника;
- підготовка й організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад;
- організація приймання працівників і відвідувачів;
- телефонне обслуговування;
- підготовка відряджень;
- організація презентацій і спеціальних прийомів гостей;
- стенографування;
- контроль за святковими і ювілейними датами;
- обробка пошти;
- машинописні роботи;
- збір ділової інформації і її реферування за завданням директора;
- збір матеріалів для доповідей і виступів керівника;
- ведення табеля обліку робочого часу і т. д.
Ведення нарад[ред. | ред. код]
Одним з основних обов'язків секретаря є ведення протоколів щотижневих, щомісячних, щоквартальних нарад між працівниками всієї компанії, окремих підрозділів, зборів топ-менеджменту, зустрічей з партнерами і т. д. Для цього необхідно чітко знати як правильно вести протоколи, їх оформляти. Основна задача секретаря — із усієї наради виокремити основні пункти (поставлені задачі, висновки, до яких прийшли на зборах, виокремити головну суть доповідей).
Основні вимоги до ведення нарад[ред. | ред. код]
1. Секретар перед проведенням наради обов'язково має нагадати всім учасникам про її проведення шляхом:
- ел.листом (якщо на фірмі допускається можливість користуватись інтернетом або існує корпоративна мережа)
- смс-повідомленням
- усно
- за допомогою Google Календаря (якщо на фірмі користуються додатками Google Chrome — секретар має створити подію та поставити нагадування, про дату, час, місце проведення та кількість присутніх.
2. Якщо наради заплановані і систематичні (наприклад, щотижневі наради окремих підрозділів, щотижневі звіти по персоналу HR менеджерів і т. д.)тоді секретарю необхідно мати роздрукований протокол попередньої наради для того, щоб нагадати усім учасникам наради, що було ухвалено на попередній нараді, яких висновків дійшли. 3. Перед безпосереднім початком наради зазначити: хто присутній, кого немає(вказати, з яких причин)
Класифікація секретарів[ред. | ред. код]
Є декілька позицій, які займають секретарі:
- Губернський секретар
- Генеральний секретар ООН
- Державний секретар США
- Генеральний секретар ЦК КПРС
- Секретар місцевої ради в Україні
- Секретар судового засідання
- Секретаріат Президента
Посилання[ред. | ред. код]
- Секретар [Архівовано 20 листопада 2016 у Wayback Machine.] // Юридична енциклопедія : [у 6 т.] / ред. кол.: Ю. С. Шемшученко (відп. ред.) [та ін.]. — К. : Українська енциклопедія ім. М. П. Бажана, 2003. — Т. 5 : П — С. — 736 с. — ISBN 966-7492-05-2.